VIDEOCONFERÊNCIAS – COMO REALIZAR REUNIÕES MAIS FÁCEIS E PRODUTIVAS?

Com o home office participar de videoconferências é um novo normal para todos. Telemedicina, consultoria jurídica, audiências virtuais, atendimento por vídeo, são apenas algumas situações que têm demandado reuniões virtuais. Mas quais são as principais regras de etiqueta destes ambientes corporativos? Como realizar reuniões mais fáceis e produtivas? Elaboramos este post com dicas simples que poderão ajudá-lo a melhorar a qualidade das suas reuniões. Acompanhe nossas dicas de empreendedorismo e gestão!

Videoconferências
Videoconferências

VIDEOCONFERÊNCIAS – QUAIS OS PRINCIPAIS CUIDADOS PARA EVITAR PROBLEMAS?

Se você vai participar de uma reunião ou sessão virtual fique atento às regras de procedimento e eventuais diretrizes institucionais. Seguir as regras é muito importante para que você não seja de alguma maneira penalizado, principalmente no ambiente da administração pública ou no ambiente judiciário. Na dúvida procure seguir as mesmas regras de conduta que você seguiria numa audiência, reunião ou sessão presencial. Dessa forma, você causará uma boa impressão e evitará problemas!

Para participar de videoconferências são essenciais o planejamento e a preparação antecipada. Reserve tempo antes da reunião para testar todo o seu equipamento como câmera, microfone, áudio e conexão com a internet. Preste atenção em qual aplicativo será usado e tome o cuidado para ter a ferramenta instalada e atualizada no seu computador! Assim, se houver algum problema, você terá tempo suficiente para consertar o que está errado ou então avisar os participantes da reunião com antecedência para evitar novos contratempos.

COMO PARTICIPAR DE UMA REUNIÃO OU SESSÃO VIRTUAL?

É muito importante escolher um local adequado, com boa iluminação e fundo neutro, para realizar a reunião. Assim você evitará expor indevidamente sua privacidade ou criar distrações para os demais participantes. Alguns aplicativos oferecem o recurso de desfoque ou troca de plano de fundo. Mas antes de usar faça testes para verificar se está funcionando corretamente!

Procure um ambiente sem circulação de pessoas. Avise os demais de sua residência sobre a realização da reunião e, se necessário, tranque a porta do cômodo para evitar interferências. Também tome muito cuidado com suas roupas. Demonstre respeito e vista-se como se fosse a uma reunião presencial. Dessa forma você transmite uma boa impressão aos demais participantes e aos seus clientes.

Preste atenção para desligar o microfone quando não for sua vez de falar! Assim você evita interferências desnecessárias. Procure olhar para a câmera ao falar e ouvir, já que sua imagem está sendo transmitida para todos os participantes! Quando for falar use a função “levantar a mão” para pedir a palavra e tenha todos os materiais de apoio à mão, procurando ser objetivo e conciso para evitar delongas desnecessárias!

Assim você transmite uma boa impressão, evita problemas e suas reuniões serão mais eficazes e produtivas!